Synchroniser ses calendriers avec iCalendar
Reliez chaque chambre ou unité à un calendrier externe, échangez les indisponibilités dans les deux sens et vérifiez facilement la synchronisation.
Une double réservation ne vient pas toujours d’une erreur de saisie. Elle peut simplement se produire lorsqu’un hébergement est proposé sur plusieurs sites et qu’une réservation enregistrée sur l’un d’eux n’a pas encore été reportée sur les autres.
La synchronisation iCalendar aide à faire circuler les périodes indisponibles entre GoMyRoof et les autres plateformes utilisées par l’hébergeur. Elle évite de recopier manuellement chaque réservation dans plusieurs calendriers.
Pour être réellement utile, la connexion doit être effectuée dans les deux sens et pour chaque chambre, couchage ou unité disponible.
Qu’est-ce qu’un calendrier iCalendar ?
iCalendar est un format standard utilisé pour échanger des événements de calendrier. Les liens correspondants se terminent souvent par .ics, même si ce n’est pas toujours visible dans l’adresse.
Dans le domaine de l’hébergement, ces événements servent principalement à transmettre des périodes occupées ou indisponibles.
Chaque plateforme met à disposition un lien de calendrier que l’autre plateforme peut consulter régulièrement. Lorsqu’une période occupée apparaît dans le calendrier source, elle est importée dans le calendrier connecté.
Ce qu’iCalendar synchronise réellement
La synchronisation iCalendar transmet les dates pendant lesquelles une unité ne doit plus être proposée à la réservation.
Le calendrier GoMyRoof exporte notamment :
- les réservations GoMyRoof prises en compte par le calendrier ;
- les périodes marquées comme bloquées ou indisponibles ;
- les dates de début et de fin de chaque indisponibilité.
Le calendrier exporté par GoMyRoof ne contient pas le nom du voyageur ni ses coordonnées. L’autre plateforme reçoit uniquement l’information nécessaire pour identifier une période indisponible.
Ce qu’iCalendar ne synchronise pas
iCalendar n’est pas un gestionnaire complet d’hébergement. Il ne transmet pas automatiquement :
- les prix et les promotions ;
- le nombre de voyageurs ;
- les conditions d’annulation ;
- les services et les équipements ;
- les messages échangés avec le voyageur ;
- les paiements et les remboursements ;
- les informations personnelles du client.
Ces éléments doivent donc continuer à être gérés sur chaque plateforme concernée.
Comprendre l’import et l’export
La connexion complète repose sur deux mouvements complémentaires.
Exporter les disponibilités GoMyRoof
GoMyRoof fournit un lien propre à chaque unité. Ce lien doit être ajouté dans la fonction d’importation de calendrier proposée par l’autre plateforme.
L’autre plateforme pourra ainsi lire les réservations et les périodes indisponibles enregistrées sur GoMyRoof.
Importer les disponibilités externes
L’autre plateforme fournit également son propre lien iCalendar. Ce lien doit être copié puis enregistré dans l’espace GoMyRoof correspondant à la même unité.
GoMyRoof pourra alors récupérer les périodes déjà occupées sur ce calendrier externe et ajuster la disponibilité de l’unité concernée.
Si un seul de ces liens est configuré, les informations ne circulent que dans un sens. Pour une synchronisation complète, les deux calendriers doivent donc être reliés.
Connecter ses calendriers sur GoMyRoof
Ouvrir la page de synchronisation
Depuis l’espace hébergeur, ouvrez Annonces et disponibilités, puis Synchronisation des calendriers.
La page affiche vos annonces réservables, leur numéro, leur image et les chambres ou unités qui peuvent être connectées.
Choisir la bonne unité
Ouvrez l’annonce concernée et repérez précisément l’unité à synchroniser. Le lien ne doit pas être placé au hasard sur une autre chambre, même lorsque plusieurs hébergements portent un nom similaire.
Une unité GoMyRoof doit toujours être reliée au calendrier externe représentant exactement la même chambre, le même appartement ou le même couchage.
Copier le lien fourni par GoMyRoof
Dans le bloc Envoyer les disponibilités GoMyRoof, copiez le lien affiché.
Ouvrez ensuite le gestionnaire de calendriers de l’autre plateforme et utilisez sa fonction d’importation. Collez le lien GoMyRoof dans le champ prévu à cet effet.
Ajouter le lien fourni par l’autre plateforme
Depuis l’autre plateforme, utilisez la fonction permettant d’exporter ou de partager un calendrier iCalendar. Copiez le lien obtenu.
Revenez sur GoMyRoof et collez-le dans le champ Lien iCalendar fourni par l’autre plateforme, sous la même unité.
Enregistrez ensuite la connexion. GoMyRoof tente immédiatement de lire le calendrier et affiche le résultat de la synchronisation.
Un calendrier différent pour chaque unité
Lorsqu’un établissement possède plusieurs chambres ou plusieurs unités identiques, chacune dispose de son propre calendrier GoMyRoof.
Cette séparation est importante. Si une chambre est réservée sur un autre canal, seule l’unité correspondante doit devenir indisponible. Les autres chambres encore libres doivent rester réservables.
Il faut donc répéter la connexion pour chaque unité :
- un lien GoMyRoof propre à l’unité ;
- un lien externe correspondant à cette même unité ;
- une vérification après la première synchronisation.
Utiliser le même lien externe pour plusieurs unités différentes peut créer des blocages inutiles ou donner une vision incorrecte des disponibilités.
Comprendre les différents statuts
La page de synchronisation indique l’état de chaque annonce et de chaque unité.
- Synchronisé signifie que le calendrier externe a été lu sans erreur lors de la dernière tentative.
- À connecter signifie qu’aucun calendrier externe n’est encore enregistré.
- Connexion en attente indique qu’un lien est présent, mais qu’une première synchronisation reste à confirmer.
- Partiellement synchronisé signifie que certaines unités sont connectées et que d’autres demandent encore une action.
- Action requise indique que la dernière tentative a rencontré une erreur.
- Synchronisation désactivée signifie que cette fonction n’est pas actuellement active pour l’annonce.
Lorsqu’une erreur apparaît, vérifiez d’abord que le lien copié est complet, qu’il est toujours actif et qu’il correspond bien à un calendrier iCalendar.
À quoi sert le bouton « Synchroniser maintenant » ?
Ce bouton demande à GoMyRoof de relire immédiatement le calendrier externe enregistré pour l’unité.
Il permet notamment de vérifier une nouvelle connexion ou de récupérer une modification récente sans attendre le prochain passage automatique.
En revanche, ce bouton ne peut pas obliger l’autre plateforme à relire immédiatement le calendrier GoMyRoof. Chaque service décide de sa propre fréquence d’actualisation.
La synchronisation est-elle instantanée ?
Non. iCalendar fonctionne par lectures périodiques. GoMyRoof consulte les calendriers externes grâce à sa tâche de synchronisation, tandis que les autres plateformes lisent le calendrier GoMyRoof selon leur propre calendrier technique.
Un délai peut donc exister entre la création d’une réservation et son apparition sur tous les calendriers connectés.
La synchronisation réduit fortement les saisies manuelles et le risque de double réservation, mais elle ne constitue pas une garantie de mise à jour en temps réel.
Lorsqu’une réservation de dernière minute est enregistrée sur un canal, il reste prudent de vérifier les autres calendriers, surtout si leur dernière actualisation est ancienne.
Comment tester correctement une connexion ?
Après avoir relié les deux calendriers, réalisez un test simple sur une date future qui n’est associée à aucun séjour réel.
- bloquez cette date sur la plateforme externe ;
- utilisez Synchroniser maintenant sur GoMyRoof ;
- vérifiez que l’unité devient indisponible sur GoMyRoof ;
- retirez ensuite le blocage externe ;
- relancez la synchronisation ;
- vérifiez que la date est de nouveau disponible.
Vous pouvez ensuite effectuer le test dans l’autre sens en créant une indisponibilité sur GoMyRoof, puis en vérifiant son apparition sur la plateforme externe après sa prochaine actualisation.
N’oubliez pas de retirer toutes les dates utilisées pour le test lorsque la vérification est terminée.
Que se passe-t-il lorsqu’un événement externe disparaît ?
Lorsqu’une période importée est supprimée du calendrier externe, GoMyRoof libère les dates correspondantes après une nouvelle synchronisation réussie.
Cette libération concerne les blocages créés par cette connexion. Une réservation GoMyRoof existante ou une période volontairement bloquée dans votre propre calendrier ne doit pas être confondue avec un événement importé.
Avant de remettre une période en vente, vérifiez toujours pourquoi elle était indisponible.
Comment déconnecter un calendrier ?
Pour arrêter l’importation d’un calendrier externe, effacez son lien dans l’unité concernée puis enregistrez la modification. Les dates qui avaient été bloquées par cette connexion sont alors libérées.
Supprimez également le lien GoMyRoof dans l’autre plateforme si vous ne souhaitez plus qu’elle consulte les indisponibilités GoMyRoof.
Après la déconnexion, contrôlez les prochaines disponibilités des deux côtés avant de remettre l’hébergement en vente.
Pourquoi garder les liens iCalendar privés ?
Le lien d’exportation contient un identifiant permettant de lire les indisponibilités de l’unité. Il ne doit pas être publié dans une annonce, envoyé dans un message public ou partagé avec une personne qui n’en a pas besoin.
GoMyRoof n’ajoute pas les informations personnelles du voyageur dans le calendrier exporté. Malgré cette protection, le lien doit rester réservé aux services de calendrier que vous utilisez.
Les bonnes habitudes à conserver
- connecter chaque unité au calendrier externe correspondant exactement au même hébergement ;
- effectuer une vérification après chaque nouvelle connexion ;
- consulter la date de la dernière synchronisation ;
- corriger rapidement les unités signalées comme nécessitant une action ;
- garder les liens d’exportation confidentiels ;
- vérifier manuellement les disponibilités après une réservation très proche de la date d’arrivée ;
- ne pas utiliser iCalendar pour synchroniser les prix ou les conditions de réservation.
Retenir l’essentiel
Une synchronisation iCalendar efficace repose sur une règle simple : chaque unité échange son propre lien avec le calendrier externe correspondant.
Le lien GoMyRoof transmet les indisponibilités vers l’autre plateforme. Le lien externe permet à GoMyRoof de recevoir les périodes déjà occupées ailleurs. Une fois les deux liens enregistrés et testés, l’hébergeur peut suivre l’état de chaque connexion depuis une seule page.
iCalendar simplifie la gestion quotidienne et limite les risques de double réservation. Il reste cependant nécessaire de surveiller les dernières synchronisations, car les différents services ne mettent pas tous leurs calendriers à jour au même moment.