Sincronizar os calendários com iCalendar
Ligue cada quarto ou unidade a um calendário externo, troque as indisponibilidades em ambos os sentidos e verifique facilmente a sincronização.
Uma dupla reserva nem sempre resulta de um erro de digitação. Pode simplesmente ocorrer quando um alojamento é oferecido em vários sites e uma reserva registada num deles ainda não foi reportada para os outros.
A sincronização iCalendar ajuda a transferir os períodos indisponíveis entre o GoMyRoof e as outras plataformas utilizadas pelo anfitrião. Evita ter de copiar manualmente cada reserva para vários calendários.
Para ser realmente útil, a ligação deve ser feita em ambas as direções e para cada quarto, cama ou unidade disponível.
O que é um calendário iCalendar?
iCalendar é um formato standard utilizado para trocar eventos de calendário. Os links correspondentes terminam frequentemente com .ics, embora nem sempre seja visível no endereço.
No domínio do alojamento, estes eventos servem principalmente para transmitir períodos ocupados ou indisponíveis.
Cada plataforma disponibiliza um link de calendário que a outra plataforma pode consultar regularmente. Quando um período ocupado aparece no calendário de origem, ele é importado para o calendário conectado.
O que o iCalendar sincroniza realmente
A sincronização iCalendar transmite as datas durante as quais uma unidade não deve ser proposta para reserva.
O calendário GoMyRoof exporta, nomeadamente:
- as reservas GoMyRoof tidas em conta pelo calendário;
- os períodos marcados como bloqueados ou indisponíveis;
- as datas de início e fim de cada indisponibilidade.
O calendário exportado pelo GoMyRoof não contém o nome do viajante nem os seus contactos. A outra plataforma recebe apenas a informação necessária para identificar um período indisponível.
O que o iCalendar não sincroniza
O iCalendar não é um gestor completo de alojamento. Não transmite automaticamente:
- preços e promoções;
- o número de passageiros;
- condições de cancelamento;
- serviços e instalações;
- mensagens trocadas com o viajante;
- pagamentos e reembolsos;
- A informação pessoal do cliente.
Estes elementos devem, portanto, continuar a ser geridos em cada plataforma envolvida.
Compreender a Importação e Exportação
A ligação completa baseia-se em dois movimentos complementares.
Disponibilidade do GoMyRoof para exportação
GoMyRoof fornece um link específico para cada unidade. Este link deve ser adicionado na função de importação de calendário proposta pela outra plataforma.
A outra plataforma poderá assim ler as reservas e os períodos indisponíveis registados no GoMyRoof.
Importar disponibilidades externas
A outra plataforma fornece também o seu próprio link iCalendar. Este link deve ser copiado e depois registado no espaço do GoMyRoof correspondente à mesma unidade.
O GoMyRoof poderá então recuperar os períodos já ocupados neste calendário externo e ajustar a disponibilidade da unidade em questão.
Se apenas um destes links estiver configurado, as informações circulam apenas num sentido. Para uma sincronização completa, ambos os calendários devem, portanto, estar ligados.
Ligar os seus calendários no GoMyRoof
Abrir a página de sincronização
A partir do espaço de anfitrião, abra Anúncios e disponibilidadese, em seguida, Sincronização dos calendários.
A página mostra os seus anúncios reserváveis, o seu número, a sua imagem e os quartos ou unidades que podem ser ligados.
Escolher a unidade correta
Abra o anúncio em causa e identifique exatamente a unidade a sincronizar. O link não deve ser colocado aleatoriamente noutro quarto, mesmo quando vários alojamentos têm um nome semelhante.
Uma unidade GoMyRoof deve estar sempre ligada ao calendário externo que representa exatamente o mesmo quarto, o mesmo apartamento ou a mesma cama.
Copiar o link fornecido pela GoMyRoof
No bloco Enviar disponibilidades GoMyRoof, copie o link exibido.
De seguida, abra o gestor de calendários da outra plataforma e utilize a sua função de importação. Cole o link GoMyRoof no campo destinado a tal.
Adicionar o link fornecido pela outra plataforma
A partir da outra plataforma, utilize a função que permite exportar ou partilhar um calendário iCalendar. Copie o link obtido.
Volte ao GoMyRoof e cole-o no campo Link iCalendar fornecido pela outra plataforma, sob a mesma unidade.
De seguida, guarde a ligação. O GoMyRoof tenta ler imediatamente o calendário e apresenta o resultado da sincronização.
Um calendário diferente para cada unidade
Quando um estabelecimento possui vários quartos ou várias unidades idênticas, cada um dispõe do seu próprio calendário GoMyRoof.
Esta separação é importante. Se um quarto for reservado através de outro canal, apenas a unidade correspondente deve ficar indisponível. Os outros quartos ainda disponíveis devem continuar reserváveis.
É, portanto, necessário repetir a ligação para cada unidade:
- um link GoMyRoof específico para a unidade;
- um link externo correspondente à mesma unidade;
- um controlo após a primeira sincronização.
Usar o mesmo link externo para várias unidades diferentes pode criar bloqueios desnecessários ou fornecer uma visão incorreta das disponibilidades.
Compreender os diferentes estados
A página de sincronização indica o estado de cada anúncio e de cada unidade.
- Sincronizado significa que o calendário externo foi lido sem erro durante a última tentativa.
- A conectar significa que nenhum calendário externo ainda está registado.
- Ligação pendente indica que existe um link, mas que uma primeira sincronização ainda precisa ser confirmada.
- Parcialmente sincronizado significa que algumas unidades estão conectadas e que outras ainda necessitam de ação.
- Ação requerida indica que a última tentativa encontrou um erro.
- Sincronização desativada significa que esta função não está atualmente ativa para o anúncio.
Quando ocorre um erro, verifique primeiro se o link copiado está completo, se continua ativo e se corresponde corretamente a um calendário iCalendar.
Para que serve o botão « Sincronizar agora »?
Este botão solicita ao GoMyRoof que leia imediatamente o calendário externo registado para a unidade.
Permite, nomeadamente, verificar uma nova ligação ou recuperar uma modificação recente sem esperar pela próxima atualização automática.
No entanto, este botão não pode obrigar a outra plataforma a ler imediatamente o calendário GoMyRoof. Cada serviço decide a sua própria frequência de actualização.
A sincronização é instantânea?
Não. O iCalendar funciona por leituras periódicas. O GoMyRoof consulta os calendários externos através da sua tarefa de sincronização, enquanto as outras plataformas leem o calendário GoMyRoof de acordo com o seu próprio calendário técnico.
Pode, portanto, existir um atraso entre a criação de uma reserva e a sua aparição em todos os calendários conectados.
A sincronização reduz significativamente as introduções manuais e o risco de dupla reserva, mas não constitui uma garantia de atualização em tempo real.
Quando uma reserva de última hora é registada num canal, é aconselhável verificar os outros calendários, especialmente se a sua última atualização for antiga.
Como testar corretamente uma ligação?
Depois de ligar os dois calendários, realize um teste simples com uma data futura que não esteja associada a nenhuma estadia real.
- Bloqueie esta data na plataforma externa;
- Utilize Sincronizar agora no GoMyRoof;
- Verifique se a unidade se torna indisponível no GoMyRoof;
- Em seguida, retire o bloqueio externo;
- Reinicie a sincronização;
- Verifique se a data está novamente disponível.
Pode então realizar o teste no sentido inverso, criando uma indisponibilidade na GoMyRoof e, depois, verificando a sua aparição na plataforma externa após a próxima atualização.
Não se esqueça de remover todas as datas utilizadas no teste quando a verificação estiver concluída.
O que acontece quando um evento externo desaparece?
Quando um período importado é eliminado do calendário externo, a GoMyRoof liberta as datas correspondentes após uma nova sincronização bem-sucedida.
Esta liberação diz respeito aos bloqueios criados por esta ligação. Uma reserva existente no GoMyRoof ou um período bloqueado voluntariamente no seu próprio calendário não deverá ser confundido com um evento importado.
Antes de voltar a disponibilizar um período, verifique sempre o motivo pelo qual estava indisponível.
Como desligar um calendário?
Para parar a importação de um calendário externo, apague o seu link na unidade em questão e depois guarde a alteração. As datas que tinham sido bloqueadas por esta ligação serão então libertadas.
Apague também o link do GoMyRoof na outra plataforma se não desejar que esta consulte as indisponibilidades do GoMyRoof.
Após a desconexão, verifique as próximas disponibilidades de ambos os lados antes de colocar novamente o alojamento à venda.
Por que manter os links iCalendar privados?
O link de exportação contém um identificador que permite ler as indisponibilidades da unidade. Não deve ser publicado num anúncio, enviado numa mensagem pública ou partilhado com alguém que não necessite dele.
O GoMyRoof não adiciona informações pessoais do viajante no calendário exportado. Apesar desta proteção, o link deve permanecer reservado aos serviços de calendário que utiliza.
Boas práticas a manter
- ligar cada unidade ao calendário externo correspondente exatamente ao mesmo alojamento;
- realizar uma verificação após cada nova ligação;
- consultar a data da última sincronização;
- corrigir rapidamente as unidades sinalizadas como necessitando de ação;
- manter os links de exportação confidenciais;
- verificar manualmente as disponibilidades após uma reserva muito próxima da data de chegada;
- não utilizar o iCalendar para sincronizar preços ou condições de reserva.
Reter o essencial
Uma sincronização iCalendar eficaz baseia-se numa regra simples: cada unidade troca o seu próprio link com o calendário externo correspondente.
O link GoMyRoof transmite as indisponibilidades para a outra plataforma. O link externo permite que o GoMyRoof receba os períodos já ocupados noutros locais. Uma vez registados e testados os dois links, o anfitrião pode acompanhar o estado de cada ligação a partir de uma única página.
iCalendar simplifica a gestão diária e limita os riscos de duplo agendamento. No entanto, continua a ser necessário monitorizar as últimas sincronizações, porque os diferentes serviços não actualizam todos os seus calendários ao mesmo tempo.