Sincronizzare i calendari con iCalendar
Collegate ogni camera o unità a un calendario esterno, scambiate le indisponibilità in entrambe le direzioni e verificate facilmente la sincronizzazione.
Una doppia prenotazione non deriva sempre da un errore di inserimento dati. Può semplicemente verificarsi quando un alloggio è offerto su più siti e una prenotazione registrata su uno di essi non è ancora stata riportata sugli altri.
La sincronizzazione iCalendar aiuta a far circolare i periodi non disponibili tra GoMyRoof e le altre piattaforme utilizzate dall’host. Evita di dover copiare manualmente ogni prenotazione in più calendari.
Per essere realmente utile, la connessione deve essere effettuata in entrambe le direzioni e per ogni camera, letto o unità disponibile.
Cos’è un calendario iCalendar?
iCalendar è un formato standard utilizzato per scambiare eventi del calendario. I link corrispondenti terminano spesso con .ics, anche se non è sempre visibile nell'indirizzo.
Nel settore dell'ospitalità, questi eventi servono principalmente a trasmettere periodi occupati o non disponibili.
Ogni piattaforma mette a disposizione un link del calendario che l'altra piattaforma può consultare regolarmente. Quando appare un periodo occupato nel calendario sorgente, viene importato nel calendario collegato.
Ciò che iCalendar sincronizza realmente
La sincronizzazione iCalendar trasmette le date durante le quali un'unità non deve più essere proposta per la prenotazione.
Il calendario GoMyRoof esporta in particolare:
- le prenotazioni GoMyRoof considerate dal calendario;
- i periodi segnalati come bloccati o non disponibili;
- le date di inizio e fine di ogni indisponibilità.
Il calendario esportato da GoMyRoof non contiene il nome del viaggiatore né i suoi contatti. L’altra piattaforma riceve solo le informazioni necessarie per identificare un periodo non disponibile.
Cosa iCalendar non sincronizza
iCalendar non è un gestore completo di alloggi. Non trasmette automaticamente:
- i prezzi e le promozioni;
- il numero di viaggiatori;
- le condizioni di cancellazione;
- i servizi e le attrezzature;
- i messaggi scambiati con il viaggiatore;
- i pagamenti e i rimborsi;
- le informazioni personali del cliente.
Questi elementi devono quindi continuare a essere gestiti su ciascuna piattaforma interessata.
Comprendere l’importazione e l’esportazione
La connessione completa si basa su due movimenti complementari.
Esportare le disponibilità GoMyRoof
GoMyRoof fornisce un link specifico per ciascuna unità. Questo link deve essere aggiunto nella funzione di importazione del calendario proposta dall’altra piattaforma.
L’altra piattaforma potrà così leggere le prenotazioni e i periodi non disponibili registrati su GoMyRoof.
Importare le disponibilità esterne
L’altra piattaforma fornisce inoltre il proprio link iCalendar. Questo link deve essere copiato e poi salvato nello spazio GoMyRoof corrispondente alla stessa unità.
GoMyRoof potrà così recuperare i periodi già occupati su questo calendario esterno e regolare la disponibilità dell’unità interessata.
Se uno solo di questi collegamenti è configurato, le informazioni circolano solo in una direzione. Per una sincronizzazione completa, entrambi i calendari devono quindi essere collegati.
Collegare i propri calendari su GoMyRoof
Aprire la pagina di sincronizzazione
Dallo area host, aprire Annunci e disponibilitàpossono quindi accedere a Sincronizzazione dei calendari.
La pagina mostra i vostri annunci prenotabili, il loro numero, la loro immagine e le camere o unità che possono essere collegate.
Scegliere l'unità corretta
Aprire l'annuncio interessato e individuare con precisione l'unità da sincronizzare. Il collegamento non deve essere posizionato a caso su un'altra camera, anche quando più alloggi hanno un nome simile.
Un'unità GoMyRoof deve sempre essere collegata al calendario esterno che rappresenta esattamente la stessa camera, lo stesso appartamento o lo stesso letto.
Copiare il collegamento fornito da GoMyRoof
Nel blocco Invia le disponibilità GoMyRoof, incollare il collegamento visualizzato.
Aprire quindi il gestore dei calendari dell'altra piattaforma e utilizzare la sua funzione di importazione. Incollare il collegamento GoMyRoof nel campo previsto a tale scopo.
Aggiungete il link fornito dall’altra piattaforma
Dall’altra piattaforma, utilizzate la funzione per esportare o condividere un calendario iCalendar. Copia il link ottenuto.
Torna su GoMyRoof e incollalo nel campo Link iCalendar fornito dall’altra piattaforma, sotto la stessa unità.
Salva quindi la connessione. GoMyRoof tenterà immediatamente di leggere il calendario e mostrerà il risultato della sincronizzazione.
Un calendario diverso per ogni unità
Quando una struttura dispone di più camere o più unità identiche, ciascuna ha il proprio calendario GoMyRoof.
Questa separazione è importante. Se una camera viene prenotata su un altro canale, solo l'unità corrispondente deve diventare non disponibile. Le altre camere ancora libere devono rimanere prenotabili.
È quindi necessario ripetere la connessione per ogni unità:
- un collegamento GoMyRoof specifico per l'unità;
- un collegamento esterno corrispondente a quella stessa unità;
- una verifica dopo la prima sincronizzazione.
Utilizzare lo stesso collegamento esterno per più unità diverse può creare blocchi inutili o dare una visione errata delle disponibilità.
Comprendere i diversi stati
La pagina di sincronizzazione indica lo stato di ogni annuncio e di ogni unità.
- Sincronizzato significa che il calendario esterno è stato letto senza errori durante l'ultimo tentativo.
- Da collegare significa che nessun calendario esterno è ancora registrato.
- Connessione in sospeso indica che un collegamento è presente, ma che una prima sincronizzazione resta da confermare.
- Parzialmente sincronizzato significa che alcune unità sono collegate e altre richiedono ancora un'azione.
- Azione richiesta indica che l'ultimo tentativo ha incontrato un errore.
- Sincronizzazione disattivata significa che questa funzione non è attualmente attiva per l'annuncio.
Quando appare un errore, controllate prima che il link copiato sia completo, che sia ancora attivo e che corrisponda effettivamente a un calendario iCalendar.
A cosa serve il pulsante « Sincronizza ora »?
Questo pulsante richiede a GoMyRoof di rileggere immediatamente il calendario esterno registrato per l'unità.
Permette in particolare di verificare una nuova connessione o di recuperare una modifica recente senza attendere il prossimo aggiornamento automatico.
Al contrario, questo pulsante non può obbligare l'altra piattaforma a rileggere immediatamente il calendario GoMyRoof. Ogni servizio decide la propria frequenza di aggiornamento.
La sincronizzazione è istantanea?
No. iCalendar funziona tramite letture periodiche. GoMyRoof consulta i calendari esterni grazie al suo compito di sincronizzazione, mentre le altre piattaforme leggono il calendario GoMyRoof secondo il proprio calendario tecnico.
Può quindi esistere un ritardo tra la creazione di una prenotazione e la sua apparizione su tutti i calendari collegati.
La sincronizzazione riduce notevolmente le inserzioni manuali e il rischio di doppia prenotazione, ma non costituisce una garanzia di aggiornamento in tempo reale.
Quando una prenotazione dell’ultimo minuto viene registrata su un canale, è prudente controllare anche gli altri calendari, soprattutto se il loro ultimo aggiornamento risale a molto tempo fa.
Come testare correttamente una connessione?
Dopo aver collegato i due calendari, eseguite un test semplice su una data futura che non sia associata a nessun soggiorno reale.
- Bloccare questa data sulla piattaforma esterna;
- Utilizzare Sincronizza ora su GoMyRoof;
- Verificare che l’unità diventi non disponibile su GoMyRoof;
- Rimuovere quindi il blocco esterno;
- Rilanciare la sincronizzazione;
- Verificare che la data sia di nuovo disponibile.
È quindi possibile effettuare il test nella direzione opposta creando una indisponibilità su GoMyRoof, quindi verificando la sua comparsa sulla piattaforma esterna dopo il prossimo aggiornamento.
Non dimenticare di rimuovere tutte le date utilizzate per il test quando la verifica è completata.
Cosa succede quando un evento esterno scompare?
Quando un periodo importato viene eliminato dal calendario esterno, GoMyRoof libera le date corrispondenti dopo una nuova sincronizzazione riuscita.
Questa liberazione riguarda i blocchi creati da questa connessione. Una prenotazione GoMyRoof esistente o un periodo volontariamente bloccato nel proprio calendario non deve essere confuso con un evento importato.
Prima di rimettere un periodo in vendita, verificate sempre il motivo per cui era indisponibile.
Come disconnettere un calendario?
Per interrompere l’importazione di un calendario esterno, cancellate il suo link nell’unità interessata e quindi salvate la modifica. Le date che erano state bloccate da questa connessione vengono quindi liberate.
Eliminate anche il link GoMyRoof sull’altra piattaforma se non desiderate più che consulti le indisponibilità GoMyRoof.
Dopo la disconnessione, controllate le prossime disponibilità di entrambe le parti prima di rimettere l’alloggio in vendita.
Perché mantenere privati i link iCalendar?
Il link di esportazione contiene un identificativo che permette di leggere le indisponibilità dell’unità. Non deve essere pubblicato in un annuncio, inviato in un messaggio pubblico o condiviso con una persona che non ne ha bisogno.
GoMyRoof non aggiunge le informazioni personali del viaggiatore nel calendario esportato. Nonostante questa protezione, il link deve rimanere riservato ai servizi di calendario che utilizzate.
Le buone abitudini da mantenere
- collegare ogni unità al calendario esterno corrispondente esattamente allo stesso alloggio;
- effettuare un controllo dopo ogni nuova connessione;
- consultare la data dell’ultima sincronizzazione;
- corrigere rapidamente le unità segnalate come necessitanti un’azione;
- mantenere riservati i link di esportazione;
- verificare manualmente le disponibilità dopo una prenotazione molto vicina alla data di arrivo;
- non utilizzare iCalendar per sincronizzare i prezzi o le condizioni di prenotazione.
Trattenere l’essenziale
Una sincronizzazione iCalendar efficace si basa su una regola semplice: ogni unità scambia il proprio link con il calendario esterno corrispondente.
Il collegamento GoMyRoof trasmette le indisponibilità verso l’altra piattaforma. Il collegamento esterno permette a GoMyRoof di ricevere i periodi già occupati altrove. Una volta registrati e testati entrambi i collegamenti, l’host può seguire lo stato di ogni connessione da un’unica pagina.
iCalendar semplifica la gestione quotidiana e limita i rischi di doppia prenotazione. Rimane comunque necessario monitorare le ultime sincronizzazioni, poiché i diversi servizi non aggiornano tutti i loro calendari nello stesso momento.