Sincronizar los calendarios con iCalendar
Conecte cada habitación o unidad a un calendario externo, intercambie las indisponibilidades en ambos sentidos y verifique fácilmente la sincronización.
Una doble reserva no siempre proviene de un error de entrada. Simplemente puede ocurrir cuando un alojamiento se ofrece en varios sitios y una reserva registrada en uno de ellos aún no se ha reportado en los demás.
La sincronización de iCalendar ayuda a compartir los períodos no disponibles entre GoMyRoof y las otras plataformas utilizadas por el anfitrión. Evita tener que copiar manualmente cada reserva en varios calendarios.
Para ser realmente útil, la conexión debe realizarse en ambos sentidos y para cada habitación, cama o unidad disponible.
¿Qué es un calendario iCalendar?
iCalendar es un formato estándar utilizado para intercambiar eventos de calendario. Los enlaces correspondientes a menudo terminan en .ics, aunque no siempre sea visible en la dirección.
En el ámbito del alojamiento, estos eventos se utilizan principalmente para transmitir períodos ocupados o no disponibles.
Cada plataforma pone a disposición un enlace de calendario que la otra plataforma puede consultar regularmente. Cuando aparece un período ocupado en el calendario fuente, se importa al calendario conectado.
Lo que iCalendar realmente sincroniza
La sincronización de iCalendar transmite las fechas durante las cuales una unidad ya no debe estar disponible para reserva.
El calendario de GoMyRoof exporta en particular:
- las reservas de GoMyRoof registradas en el calendario;
- los periodos marcados como bloqueados o no disponibles;
- las fechas de inicio y fin de cada indisponibilidad.
El calendario exportado por GoMyRoof no contiene el nombre del viajero ni sus datos de contacto. La otra plataforma recibe únicamente la información necesaria para identificar un periodo no disponible.
Lo que iCalendar no sincroniza
iCalendar no es un gestor completo de alojamientos. No transmite automáticamente:
- los precios y las promociones;
- el número de viajeros;
- las condiciones de cancelación;
- los servicios y las instalaciones;
- los mensajes intercambiados con el viajero;
- los pagos y los reembolsos;
- la información personal del cliente.
Por lo tanto, estos elementos deben seguir siendo gestionados en cada plataforma correspondiente.
Comprender la importación y la exportación
La conexión completa se basa en dos movimientos complementarios.
Exportar la disponibilidad de GoMyRoof
GoMyRoof proporciona un enlace único para cada unidad. Este enlace debe añadirse en la función de importación de calendario ofrecida por la otra plataforma.
De este modo, la otra plataforma podrá leer las reservas y los periodos no disponibles registrados en GoMyRoof.
Importar disponibilidades externas
La otra plataforma también proporciona su propio enlace iCalendar. Este enlace debe copiarse y luego guardarse en el espacio de GoMyRoof correspondiente a la misma unidad.
GoMyRoof podrá entonces recuperar los periodos ya ocupados en este calendario externo y ajustar la disponibilidad de la unidad correspondiente.
Si solo uno de estos enlaces está configurado, la información solo circula en un sentido. Para una sincronización completa, ambos calendarios deben estar conectados.
Conectar sus calendarios en GoMyRoof
Abrir la página de sincronización
Desde el espacio del anfitrión, abra Anuncios y disponibilidadesluego Sincronización de calendarios.
La página muestra sus anuncios reservables, su número, su imagen y las habitaciones o unidades que pueden ser conectadas.
Elegir la unidad correcta
Abra el anuncio correspondiente y localice con precisión la unidad que se va a sincronizar. El enlace no debe colocarse al azar en otra habitación, incluso cuando varios alojamientos tengan un nombre similar.
Una unidad GoMyRoof siempre debe estar vinculada al calendario externo que represente exactamente la misma habitación, el mismo apartamento o la misma cama.
Copiar el enlace proporcionado por GoMyRoof
En el bloque Enviar las disponibilidades de GoMyRoof, copie el enlace que se muestra.
Luego abra el gestor de calendarios de la otra plataforma y utilice su función de importación. Pegue el enlace de GoMyRoof en el campo previsto para ello.
Agregar el enlace proporcionado por la otra plataforma
Desde la otra plataforma, utilice la función que permite exportar o compartir un calendario iCalendar. Copie el enlace obtenido.
Regrese a GoMyRoof y péguelo en el campo Enlace iCalendar proporcionado por la otra plataforma, en la misma unidad.
Luego, guarde la conexión. GoMyRoof intentará inmediatamente leer el calendario y mostrará el resultado de la sincronización.
Un calendario diferente para cada unidad
Cuando un establecimiento posee varias habitaciones o varias unidades idénticas, cada una dispone de su propio calendario GoMyRoof.
Esta separación es importante. Si una habitación se reserva a través de otro canal, solo la unidad correspondiente debe volverse no disponible. Las demás habitaciones que aún estén libres deben seguir siendo reservables.
Por lo tanto, es necesario repetir la conexión para cada unidad:
- un enlace GoMyRoof propio de la unidad;
- un enlace externo correspondiente a esa misma unidad;
- una verificación después de la primera sincronización.
Usar el mismo enlace externo para varias unidades diferentes puede crear bloqueos innecesarios o dar una visión incorrecta de las disponibilidades.
Comprender los diferentes estados
La página de sincronización indica el estado de cada anuncio y de cada unidad.
- Sincronizado significa que el calendario externo se leyó sin error durante el último intento.
- A conectar significa que aún no se ha registrado ningún calendario externo.
- Conexión pendiente indica que hay un enlace presente, pero que se debe confirmar una primera sincronización.
- Parcialmente sincronizado significa que algunas unidades están conectadas y otras aún requieren una acción.
- Se requiere acción indica que el último intento encontró un error.
- Sincronización desactivada significa que esta función no está actualmente activa para el anuncio.
Cuando aparece un error, primero verifique que el enlace copiado esté completo, que siga activo y que corresponda a un calendario iCalendar.
¿Para qué sirve el botón «Sincronizar ahora»?
Este botón solicita a GoMyRoof que vuelva a leer inmediatamente el calendario externo registrado para la unidad.
En particular, permite verificar una nueva conexión o recuperar una modificación reciente sin esperar el próximo paso automático.
Sin embargo, este botón no puede obligar a la otra plataforma a leer inmediatamente el calendario de GoMyRoof. Cada servicio decide su propia frecuencia de actualización.
¿La sincronización es instantánea?
No. iCalendar funciona mediante lecturas periódicas. GoMyRoof consulta los calendarios externos gracias a su tarea de sincronización, mientras que las otras plataformas leen el calendario de GoMyRoof según su propio calendario técnico.
Por lo tanto, puede existir un retraso entre la creación de una reserva y su aparición en todos los calendarios conectados.
La sincronización reduce considerablemente las entradas manuales y el riesgo de doble reserva, pero no constituye una garantía de actualización en tiempo real.
Cuando se registra una reserva de última hora en un canal, sigue siendo prudente verificar los otros calendarios, especialmente si su última actualización es antigua.
¿Cómo probar correctamente una conexión?
Después de haber enlazado los dos calendarios, realice una prueba sencilla en una fecha futura que no esté asociada a ninguna estancia real.
- Bloquee esta fecha en la plataforma externa;
- utilice Sincronizar ahora en GoMyRoof;
- verifique que la unidad se vuelva indisponible en GoMyRoof;
- luego retire el bloqueo externo;
- reinicie la sincronización;
- verifique que la fecha esté disponible nuevamente.
A continuación, puede realizar la prueba en sentido inverso creando una indisponibilidad en GoMyRoof, y luego verificando su aparición en la plataforma externa después de la próxima actualización.
No olvide eliminar todas las fechas utilizadas para la prueba cuando la verificación haya finalizado.
¿Qué sucede cuando un evento externo desaparece?
Cuando se elimina un período importado del calendario externo, GoMyRoof libera las fechas correspondientes después de una nueva sincronización exitosa.
Esta liberación se refiere a los bloqueos creados por esta conexión. Una reserva existente de GoMyRoof o un período bloqueado voluntariamente en su propio calendario no debe confundirse con un evento importado.
Antes de volver a poner un período a la venta, siempre verifique por qué estaba indisponible.
¿Cómo desconectar un calendario?
Para detener la importación de un calendario externo, elimine su enlace en la unidad correspondiente y luego guarde el cambio. Las fechas que habían sido bloqueadas por esta conexión quedarán liberadas.
También elimine el enlace de GoMyRoof en la otra plataforma si no desea que continúe consultando las indisponibilidades de GoMyRoof.
Después de la desconexión, controle las próximas disponibilidades de ambos lados antes de volver a poner el alojamiento a la venta.
¿Por qué mantener los enlaces de iCalendar privados?
El enlace de exportación contiene un identificador que permite leer las indisponibilidades de la unidad. No debe ser publicado en un anuncio, enviado en un mensaje público ni compartido con alguien que no lo necesite.
GoMyRoof no añade la información personal del viajero en el calendario exportado. A pesar de esta protección, el enlace debe permanecer reservado para los servicios de calendario que usted utiliza.
Buenas prácticas a mantener
- Conectar cada unidad al calendario externo correspondiente exactamente al mismo alojamiento;
- realizar una verificación después de cada nueva conexión;
- consultar la fecha de la última sincronización;
- corregir rápidamente las unidades señaladas como que requieren acción;
- mantener confidenciales los enlaces de exportación;
- verificar manualmente las disponibilidades después de una reserva muy cercana a la fecha de llegada;
- no utilizar iCalendar para sincronizar precios o condiciones de reserva.
Retener lo esencial
Una sincronización iCalendar eficaz se basa en una regla simple: cada unidad intercambia su propio enlace con el calendario externo correspondiente.
El enlace GoMyRoof transmite las indisponibilidades hacia la otra plataforma. El enlace externo permite que GoMyRoof reciba los períodos ya ocupados en otros lugares. Una vez que ambos enlaces están registrados y probados, el anfitrión puede seguir el estado de cada conexión desde una sola página.
iCalendar simplifica la gestión diaria y limita los riesgos de doble reserva. Sin embargo, sigue siendo necesario supervisar las últimas sincronizaciones, ya que los distintos servicios no actualizan todos sus calendarios al mismo tiempo.