Kalender mit iCalendar synchronisieren
Verbinden Sie jedes Zimmer oder jede Einheit mit einem externen Kalender, tauschen Sie Nichtverfügbarkeiten in beide Richtungen aus und überprüfen Sie die Synchronisation einfach.
Eine Doppelbuchung entsteht nicht immer durch einen Eingabefehler. Sie kann einfach dann auftreten, wenn eine Unterkunft auf mehreren Plattformen angeboten wird und eine auf einer dieser Plattformen eingetragene Buchung noch nicht auf die anderen übertragen wurde.
Die iCalendar-Synchronisierung hilft dabei, die Nichtverfügbarkeitszeiträume zwischen GoMyRoof und den anderen vom Gastgeber genutzten Plattformen zu übertragen. So muss nicht jede Buchung manuell in mehreren Kalendern eingetragen werden.
Damit die Verbindung wirklich nützlich ist, muss sie in beide Richtungen und für jedes verfügbare Zimmer, Bett oder jede Einheit erfolgen.
Was ist ein iCalendar-Kalender?
iCalendar ist ein Standardformat, das zum Austausch von Kalenderereignissen verwendet wird. Die entsprechenden Links enden oft mit .ics, auch wenn dies in der Adresse nicht immer sichtbar ist.
Im Bereich der Beherbergung dienen diese Ereignisse hauptsächlich dazu, belegte oder nicht verfügbare Zeiträume zu übermitteln.
Jede Plattform stellt einen Kalenderlink zur Verfügung, den die andere Plattform regelmäßig abrufen kann. Wenn ein belegter Zeitraum im Quellkalender erscheint, wird er in den verbundenen Kalender übernommen.
Was iCalendar tatsächlich synchronisiert
Die iCalendar-Synchronisation übermittelt die Daten, während denen eine Unterkunft nicht mehr zur Buchung angeboten werden soll.
Der GoMyRoof-Kalender exportiert insbesondere:
- die von GoMyRoof getätigten Buchungen, die im Kalender berücksichtigt werden;
- die als blockiert oder nicht verfügbar markierten Zeiträume;
- die Start- und Enddaten jeder Nichtverfügbarkeit.
Der von GoMyRoof exportierte Kalender enthält nicht den Namen des Reisenden oder seine Kontaktdaten. Die andere Plattform erhält nur die notwendigen Informationen, um einen nicht verfügbaren Zeitraum zu identifizieren.
Was iCalendar nicht synchronisiert
iCalendar ist kein vollständiger Unterkunftsmanager. Es übermittelt nicht automatisch:
- Preise und Aktionen;
- Anzahl der Reisenden;
- Stornierungsbedingungen;
- Dienstleistungen und Einrichtungen;
- Mitteilungen, die mit dem Reisenden ausgetauscht wurden;
- Zahlungen und Rückerstattungen;
- Persönliche Informationen des Kunden.
Diese Elemente müssen daher weiterhin auf jeder betreffenden Plattform verwaltet werden.
Verstehen von Import und Export
Die vollständige Verbindung basiert auf zwei sich ergänzenden Bewegungen.
Verfügbarkeiten von GoMyRoof exportieren
GoMyRoof stellt für jede Einheit einen eigenen Link zur Verfügung. Dieser Link muss in die von der anderen Plattform angebotene Kalenderimportfunktion eingefügt werden.
Die andere Plattform kann dadurch die auf GoMyRoof erfassten Buchungen und blockierten Zeiträume einsehen.
Externe Verfügbarkeiten importieren
Die andere Plattform stellt ebenfalls ihren eigenen iCalendar-Link bereit. Dieser Link muss kopiert und im entsprechenden Bereich von GoMyRoof für dieselbe Einheit gespeichert werden.
GoMyRoof kann dann die bereits auf diesem externen Kalender belegten Zeiträume abrufen und die Verfügbarkeit der betreffenden Einheit anpassen.
Wenn nur eine dieser Verbindungen eingerichtet ist, fließen die Informationen nur in eine Richtung. Für eine vollständige Synchronisation müssen daher beide Kalender miteinander verbunden sein.
Verbinden Sie Ihre Kalender auf GoMyRoof
Öffnen Sie die Synchronisierungsseite
Öffnen Sie vom Gastgeberbereich aus Anzeigen und Verfügbarkeiten, dann Kalendersynchronisation.
Die Seite zeigt Ihre buchbaren Anzeigen, deren Nummer, deren Bild und die Zimmer oder Einheiten, die verbunden werden können.
Wählen Sie die richtige Einheit aus
Öffnen Sie die betreffende Anzeige und identifizieren Sie genau die Einheit, die synchronisiert werden soll. Der Link darf nicht zufällig auf ein anderes Zimmer gesetzt werden, selbst wenn mehrere Unterkünfte einen ähnlichen Namen tragen.
Eine GoMyRoof-Einheit muss immer mit dem externen Kalender verbunden sein, der genau dasselbe Zimmer, dieselbe Wohnung oder dieselbe Schlafgelegenheit darstellt.
Kopieren Sie den von GoMyRoof bereitgestellten Link
Im Block Verfügbarkeiten von GoMyRoof sendenkopieren Sie den angezeigten Link.
Öffnen Sie anschließend den Kalender-Manager der anderen Plattform und verwenden Sie dessen Importfunktion. Fügen Sie den GoMyRoof-Link in das dafür vorgesehene Feld ein.
Fügen Sie den von der anderen Plattform bereitgestellten Link hinzu
Verwenden Sie auf der anderen Plattform die Funktion zum Exportieren oder Teilen eines iCalendar-Kalenders. Kopieren Sie den erhaltenen Link.
Kehren Sie zu GoMyRoof zurück und fügen Sie ihn in das Feld ein Vom anderen Anbieter bereitgestellter iCalendar-Linkunter derselben Einheit.
Speichern Sie anschließend die Verbindung. GoMyRoof versucht sofort, den Kalender zu lesen und zeigt das Ergebnis der Synchronisierung an.
Ein anderer Kalender für jede Einheit
Wenn eine Einrichtung über mehrere Zimmer oder identische Einheiten verfügt, hat jede ihren eigenen GoMyRoof-Kalender.
Diese Trennung ist wichtig. Wenn ein Zimmer über einen anderen Kanal gebucht wird, darf nur die entsprechende Einheit als nicht verfügbar markiert werden. Die anderen noch freien Zimmer müssen weiterhin buchbar bleiben.
Daher muss die Verbindung für jede Einheit wiederholt werden:
- ein GoMyRoof-Link, der auf die Einheit zugeschnitten ist;
- ein externer Link, der dieser gleichen Einheit entspricht;
- eine Überprüfung nach der ersten Synchronisation.
Die Verwendung desselben externen Links für mehrere verschiedene Einheiten kann zu unnötigen Blockierungen führen oder eine falsche Verfügbarkeitsanzeige erzeugen.
Die verschiedenen Status verstehen
Die Synchronisationsseite zeigt den Status jeder Anzeige und jeder Einheit an.
- Synchronisiert bedeutet, dass der externe Kalender beim letzten Versuch fehlerfrei gelesen wurde.
- Zu verbinden bedeutet, dass noch kein externer Kalender registriert ist.
- Verbindung ausstehend bedeutet, dass ein Link vorhanden ist, aber eine erste Synchronisation noch bestätigt werden muss.
- Teilweise synchronisiert bedeutet, dass einige Einheiten verbunden sind und andere noch eine Aktion erfordern.
- Aktion erforderlich bedeutet, dass der letzte Versuch auf einen Fehler gestoßen ist.
- Synchronisation deaktiviert bedeutet, dass diese Funktion derzeit für die Anzeige nicht aktiv ist.
Wenn ein Fehler auftritt, überprüfen Sie zunächst, ob der kopierte Link vollständig ist, weiterhin aktiv ist und tatsächlich einem iCalendar-Kalender entspricht.
Wozu dient die Schaltfläche „Jetzt synchronisieren“?
Mit dieser Schaltfläche fordert GoMyRoof auf, den extern gespeicherten Kalender für die Einheit sofort erneut einzulesen.
Sie ermöglicht insbesondere die Überprüfung einer neuen Verbindung oder das Abrufen einer kürzlich vorgenommenen Änderung, ohne auf den nächsten automatischen Durchgang warten zu müssen.
Diese Schaltfläche kann jedoch nicht die andere Plattform zwingen, den GoMyRoof-Kalender sofort erneut zu lesen. Jeder Dienst legt seine eigene Aktualisierungshäufigkeit fest.
Ist die Synchronisation sofort?
Nein. iCalendar funktioniert durch periodisches Auslesen. GoMyRoof greift über seine Synchronisierungsaufgabe auf externe Kalender zu, während andere Plattformen den GoMyRoof-Kalender gemäß ihrem eigenen technischen Zeitplan auslesen.
Es kann daher eine Verzögerung zwischen der Erstellung einer Buchung und ihrem Erscheinen in allen verbundenen Kalendern bestehen.
Die Synchronisation reduziert manuelle Eingaben und das Risiko von Doppelbuchungen erheblich, stellt jedoch keine Garantie für Echtzeit-Updates dar.
Wenn eine Last-Minute-Buchung auf einem Kanal eingetragen wird, bleibt es ratsam, die anderen Kalender zu überprüfen, insbesondere wenn deren letzte Aktualisierung schon länger zurückliegt.
Wie testet man eine Verbindung korrekt?
Nachdem die beiden Kalender verbunden wurden, führen Sie einen einfachen Test an einem zukünftigen Datum durch, das mit keinem realen Aufenthalt verbunden ist.
- Blockieren Sie dieses Datum auf der externen Plattform;
- verwenden Sie Jetzt synchronisieren auf GoMyRoof;
- überprüfen Sie, dass die Einheit auf GoMyRoof als nicht verfügbar angezeigt wird;
- heben Sie anschließend die externe Blockierung auf;
- führen Sie die Synchronisierung erneut aus;
- überprüfen Sie, dass das Datum wieder verfügbar ist.
Sie können den Test anschließend in umgekehrter Richtung durchführen, indem Sie eine Nichtverfügbarkeit auf GoMyRoof erstellen und anschließend deren Erscheinung auf der externen Plattform nach der nächsten Aktualisierung überprüfen.
Vergessen Sie nicht, alle für den Test verwendeten Daten zu entfernen, sobald die Überprüfung abgeschlossen ist.
Was passiert, wenn ein externes Ereignis verschwindet?
Wenn ein importierter Zeitraum aus dem externen Kalender gelöscht wird, gibt GoMyRoof die entsprechenden Daten nach einer erfolgreichen neuen Synchronisation frei.
Diese Freigabe betrifft die Sperren, die durch diese Verbindung erstellt wurden. Eine bestehende GoMyRoof-Buchung oder ein absichtlich in Ihrem eigenen Kalender blockierter Zeitraum darf nicht mit einem importierten Ereignis verwechselt werden.
Bevor Sie einen Zeitraum wieder zum Verkauf anbieten, überprüfen Sie immer, warum er nicht verfügbar war.
Wie trennt man einen Kalender?
Um die Importierung eines externen Kalenders zu stoppen, löschen Sie den Link in der betreffenden Einheit und speichern Sie die Änderung. Die durch diese Verbindung blockierten Daten werden dann freigegeben.
Löschen Sie auch den GoMyRoof-Link auf der anderen Plattform, wenn Sie nicht möchten, dass sie die GoMyRoof-Blockzeiten weiterhin einsehen kann.
Überprüfen Sie nach der Abmeldung die nächsten Verfügbarkeiten auf beiden Seiten, bevor Sie die Unterkunft wieder zum Verkauf anbieten.
Warum sollten iCalendar-Links privat bleiben?
Der Exportlink enthält eine Kennung, mit der die Unverfügbarkeiten der Einheit gelesen werden können. Er darf nicht in einer Anzeige veröffentlicht, in einer öffentlichen Nachricht versendet oder mit einer Person geteilt werden, die ihn nicht benötigt.
GoMyRoof fügt keine persönlichen Informationen des Reisenden in den exportierten Kalender ein. Trotz dieses Schutzes sollte der Link ausschließlich für die von Ihnen genutzten Kalenderservices reserviert bleiben.
Gute Gewohnheiten, die beibehalten werden sollten
- jede Einheit genau mit dem entsprechenden externen Kalender der gleichen Unterkunft verbinden;
- nach jeder neuen Verbindung eine Überprüfung durchführen;
- das Datum der letzten Synchronisation überprüfen;
- Einheiten, die als handlungsbedürftig angezeigt werden, schnell korrigieren;
- Exportlinks vertraulich behandeln;
- Verfügbarkeiten nach einer sehr kurzfristigen Buchung manuell überprüfen;
- iCalendar nicht zur Synchronisation von Preisen oder Buchungsbedingungen verwenden.
Das Wesentliche behalten
Eine effektive iCalendar-Synchronisation basiert auf einer einfachen Regel: Jede Einheit tauscht ihren eigenen Link mit dem entsprechenden externen Kalender aus.
Der GoMyRoof-Link übermittelt die Nichtverfügbarkeiten an die andere Plattform. Der externe Link ermöglicht es GoMyRoof, die bereits anderweitig gebuchten Zeiträume zu empfangen. Sobald beide Links registriert und getestet sind, kann der Gastgeber den Status jeder Verbindung von einer einzigen Seite aus überwachen.
iCalendar vereinfacht die tägliche Verwaltung und reduziert das Risiko von Doppelbuchungen. Dennoch ist es notwendig, die letzten Synchronisierungen zu überwachen, da die verschiedenen Dienste ihre Kalender nicht alle zur gleichen Zeit aktualisieren.